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I migliori strumenti per smart working e web conference

Una miniguida aggiornata per rimanere al passo con le novità dal mondo dello smart working.

Lo smart working si sta dimostrando un metodo sicuro ed efficace per lavorare anche in tempi di pandemia. Potendo garantire la propria disponibilità anche da casa, si riesce a decongestionare il luogo di lavoro, il traffico e i mezzi pubblici. Ma quali sono gli strumenti essenziali, gratuiti o a pagamento, per lavorare in smart working?

Lo smart working sta diventando realtà in tantissime aziende, ma anche nel settore pubblico. I vantaggi di lavorare da casa sono infatti molteplici. Tuttavia per lavorare bene in smart working è necessario che siano soddisfatti dei requisiti, tra cui connessione internet veloce e il possesso di alcuni tool fondamentali. Se sul primo aspetto può essere più difficile intervenire (non tutte le zone sono coperte da fibra, ad esempio), sul secondo trovare una soluzione è semplice. Vediamo insieme a quali tool dovremmo riferirci per lavorare in tutta semplicità.

Come fare riunioni con i colleghi?

I team di lavoro devono necessariamente vedersi o confrontarsi periodicamente per portare a compimento le proprie task. Le web conference sono particolarmente utili perché è possibile condividere in tempo reale dati dal proprio pc direttamente da casa. Tra i migliori software in circolazione non possiamo non citare Skype. Il programma è garantito da Microsoft ed è soprattutto gratuito. Non impone, infatti, alcuna limitazione di tempo, tuttavia limita fortemente il numero di partecipanti ad una riunione. Possiamo consigliare Skype solo per piccoli meeting o per chiamate one-to-one.

Zoom è invece uno dei migliori strumenti per le web conference propriamente dette. Superati i tre partecipanti, il servizio è a pagamento. La versione free, infatti, pone il limite di 40 minuti per conferenza, che a molti potrebbe star stretto. Su Zoom è possibile chattare con i partecipanti, lanciare sondaggi e condividere il proprio schermo.

Altro strumento molto utile, più relegato ad ambito istituzionale, è Microsoft Teams. L’abbonamento a Teams, in genere, viene pagato dall’istituzione o dall’azienda di riferimento ed è molto utile in quanto permette la compresenza di molti utenti per riunione. Un’alternativa gratuita spesso utilizzata, anche se meno affidabile, è la piattaforma GoToMeeting.

Scambiarsi dati e file: come fare?

Quando si è in smart working è necessario scambiarsi costantemente file e dati in maniera ordinata. Le classiche mail non riescono a sostenere il peso di file ingombranti al di fuori del contesto one-to-one. Ecco perché è necessario ricorrere ad un’alternativa.

Dropbox è stata una delle prime applicazioni a permettere di condividere file di ogni tipo in cartelle pubbliche o private. Basta quindi inviare ai colleghi il link d’accesso e il gioco è fatto. Dropbox ha sia piani gratuiti, nel caso di un utilizzo sporadico, sia piani a pagamento per utilizzi costanti e intensivi.

Alternativa cara a tutti gli utenti Google è ovviamente Google Drive. Siamo convinti che ogni utente Gmail abbia imparato a conoscere il servizio cloud di Google e l’abbia apprezzato. Google Drive permette di condividere cartelle e file di ogni tipo direttamente dal proprio account Gmail. È possibile inoltre usufruire gratuitamente di GSuite per creare e editare documenti direttamente in-app. Google Drive è gratuito fino a 25 GB di archiviazione, spazio ulteriore è acquistabile a pagamento.

Casa Microsoft risponde invece con OneDrive, che si integra perfettamente con la Suite Office. Il suo vantaggio principale riguarda il listino prezzi, tendenzialmente più basso rispetto ai competitors. 5 GB sono gratuiti, ma 100 GB aggiuntivi costeranno solo due euro al mese.

Prendere nota e ricordarsi delle scadenze

Il lavoro è fatto anche di foglietti volanti e di poveri calendari con date cerchiate in rosso. Sappiate che esistono strumenti ben più sofisticati ed accessibili. Il calendario online per eccellenza è Trello: una vera e propria lavagna digitale condivisa col team per ricordare sempre scadenze e fasi di realizzazione dei progetti in cantiere. Trello, a livello di utilizzo personale, è gratuito. Tra i vantaggi di Trello bisogna necessariamente menzionare la facilità d’utilizzo dell’interfaccia grafica. 

Alternativa a Trello è il tool Asana, anche questo gratuito per uso personale e a pagamento per un uso professionale.

Fare lezione online: cosa utilizzare per il distance learning?

Anche i corsi di formazione specialistici, proprio come scuole e università, si sono trasferiti sul web. Il distance learning ha dimostrato alcuni limiti, ma anche molte potenzialità. La parte frontale del corso si può svolgere in web conference, e quindi vale ciò che scritto poc’anzi, ma la parte interattiva necessita di strumenti ad hoc.

distance learning strumenti

Rimanendo in area Google, il tool Google Hangout è uno dei più efficaci. Si tratta di una chat di gruppo molto efficiente che non invade la sfera privata.

Alternativa tutta italiana è WeSchool, utilizzata dal Ministero dell’Istruzione per le scuole, ma anche da molte grandi aziende per i dipendenti.

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